Een werkrooster. Heel simpel, zou je zeggen. Vandaag werkt die, morgenochtend die en morgenavond die. En zo plannen we de week vol. Maar … wat doe je als er iemand ziek is, langer ziek is, of als er te weinig mensen zijn om alle plekken in het rooster te vullen? En hoe zorg je ervoor dat iemand die aangeeft op dinsdagochtend eigenlijk niet te kunnen werken, op dat moment ook vrij is? Roosteren is een vak. Een vak dat draait om luisteren, vooruitkijken en vooral: samenwerken. In Gemert weten ze er alles van.
Wijkmanager Christine Voorn en wijkroosteraar Karlijn Sanders leggen graag uit hoe het werkt in Gemert. Karlijn zit er ontspannen bij. “Ik werk nu al negen jaar als roosteraar bij ORO in Gemert, maar op dit moment loopt het echt goed. Ik denk dat we nu een weg zijn ingeslagen die toekomstbestendig is. De medewerkers houden een hoge mate van eigen regie bij het maken van de roosters, maar we nemen een grote werklast bij hen weg. Er is rust gekomen.”
Veel gaten in de roosters
Die rust was er een aantal jaar geleden in Gemert zeker niet. Elke week was het weer stress. “Op donderdagmiddag zaten de wijkroosteraars en de zorgcoördinatoren bij elkaar om de roosters voor de week erna te vullen”, vertelt Karlijn. “Er waren veel vacatures en dus te weinig medewerkers om alle diensten te vullen. Daarnaast waren er ook veel zieken. Vooral in de zomerperiode, als medewerkers ook hun vakantie planden, was het soms heel chaotisch. Hoe we het oplosten? De druk op de medewerkers die er wel waren, nam toe. Er werd veel te vaak een beroep op gedaan om dan toch maar weer een dienst extra te vullen.”
Samenwerken
Christine Voorn werd twee jaar geleden aangesteld als wijkmanager in Gemert. “We stonden op dat moment ook aan het begin van een grote verandering; sommige locaties gingen sluiten, werden samengevoegd en het nieuwe Pontenage kwam eraan. Dat moment hebben we aangegrepen om eens goed te kijken naar het proces van roosteren en hoe we daarin wat meer rust en balans voor de medewerkers konden krijgen.”
In dat proces is de samenwerking gezocht met het flexbureau en het planbureau van ORO, zegt Christine. “We wilden de manier van plannen in Gemert eerst goed in kaart te brengen en we wilden vooral weten wat er moest veranderen om de rust terug te krijgen. Een van de oplossingen was om flexmedewerkers en zzp’ers langer te binden aan bepaalde locaties, zodat er minder wisseling en dus minder onrust was. Verder wilden we het hele planproces naar voren halen zodat eventuele problemen in een vroeg stadium zichtbaar werden. De samenwerking heeft geleid tot een kort, wekelijks overleg met wijkmanager, centrale roosteraar, flexbureau en in een later stadium ook met recruitment.”
Rust binnen de organisatie
Met de nieuwe manier van roosteren, wijkroosteren genaamd, is de rust in Gemert teruggekeerd. Mede als gevolg daarvan is vanuit het planbureau een pilot gestart om wijkroosteren op te zetten binnen heel ORO. Naast de wijkmanagers en roosteraars uit Gemert, zijn er ook andere teams aangesloten die problemen ondervonden met het roosteren en plannen. “Doel is dat iedereen binnen ORO lekker kan werken, niet privé belast wordt en dat we niet allemaal uren bezig zijn met het invullen van roosters. Bovendien willen we dat vanaf juni 2025 iedere medewerker twee maanden vooraf zijn of haar rooster kent. Dit hele proces levert tijdwinst op die ten bate van de cliënt komt, het geeft echt rust binnen de organisatie en medewerkers worden minder belast”, vindt Christine.
