Werken in de zorg is werken met mensen. Maar … wie in de zorg werkt, weet ook dat er veel tijd in de administratie gaat zitten. Bij ORO proberen we die tijd zo beperkt mogelijk te houden. Het ‘spraakgestuurd rapporteren’ gaat daarbij helpen.
Ella van der Sande is ambulant begeleider in Helmond. Ze bezoekt ORO-cliënten thuis. “Ik werk parttime en ik heb vijftien cliënten”, vertelt ze. “Elke werkdag bezoek ik in principe vijf cliënten. En van ieder bezoek maak ik een kort verslag.”
Ella heeft er al een lange loopbaan bij ORO op zitten. “Vroeger ging je op huisbezoek en daarna ging je dat bezoek op kantoor uitwerken, maar die tijd is al lang voorbij. Tegenwoordig moet je je rapportage maken terwijl je bij de cliënt op bezoek bent. Er is steeds minder tijd en de tijd die er is wil je aan je cliënten besteden. Een rapportage maak je dus bij voorkeur al tijdens je bezoek.”
De afgelopen jaren was dat voor Ella en haar collega’s soms een heel gedoe. “Dat moest op je telefoon omdat het op een laptop veel te lang duurt. Op je laptop moet je eerst inloggen, via je telefoon moet je dan op internet, dat duurde allemaal veel te lang. Rechtstreeks op je telefoon gaat dat allemaal sneller, maar nadeel is wel dat je best lang bezig bent om een tekst op dat kleine schermpje in te typen. En als je typt, heb je geen aandacht voor je cliënt.”
Meer rust en tijd voor de cliënt
Afgelopen jaar startte ORO met een pilot. Typen op het kleine telefoonscherm werd verleden tijd. De medewerkers konden hun rapportagetekst inspreken in de telefoon en die zet het automatisch om in tekst. Tekst die ook meteen in het dossier wordt geplaatst. Ella: “In het begin was het wel even wennen. Als je niet meer hoeft te typen, ben je geneigd om een heel verhaal te vertellen, maar dat werkt niet. Ik kan er ondertussen prima mee omgaan. Ik bedenk eerst wat ik wil zeggen en ik beperk me tot maximaal twee zinnen. Meestal is het al klaar als ik bij de cliënt wegga en anders spreek ik het in onderweg naar mijn auto of als ik even wat tijd over heb. Het grootste voordeel? Dat is toch dat ik meer tijd en rust heb als ik bij de cliënt ben. En het scheelt tijd. Hoeveel? Dat ligt eraan, maar ik denk toch al gauw een minuut of vijf, zes. Met vijf cliënten per dag is dat een half uur. En ik ben niet de enige medewerker bij ORO, hè.”
We zien nog veel mogelijkheden
Aan de pilot namen in totaal honderd medewerkers deel. Eerste onderzoek naar de resultaten laat zien dat er een gemiddelde tijdbesparing optrad van 25% op de administratietijd. Inmiddels loopt een tweede pilot. Hieraan doen in totaal driehonderd medewerkers mee. Ella vindt het een goede ontwikkeling. “Dit is in ieder geval een mooi begin. Het zou fijn zijn als het systeem ook zelf leert van de fouten. Als ik nu bijvoorbeeld het woord ‘gamen’ gebruik, moet ik ‘gamen’ zeggen, met een a, omdat het programma de Engelse woorden niet snapt. Ook namen gaan nog vaak verkeerd. Verder zou het fijn zijn als we ook onze zorgplannen en evaluaties op deze manier zouden kunnen maken. Of formulieren invullen. Ik zie nog heel veel mogelijkheden, zeker voor collega’s die moeite hebben met taal en ook voor collega’s die op een woongroep werken, ja. Daar liggen ongetwijfeld wel weer andere uitdagingen, maar ik denk dat dit wel echt gaat helpen bij het verlichten van de administratieve druk, waardoor er meer tijd komt voor de cliënt.”
